Lãnh đạo giỏi không quản lý thời gian

Mỗi ngày của chúng ta có thể được xem như một chiếc va-li cùng kích cỡ với va-li người khác. Cùng một chiếc va-li nhưng có người lại có thể xếp được nhiều đồ hơn người khác. Lý do là họ biết chọn những đồ nào để sắp xếp và biết cách sắp xếp khéo léo. Như vậy, “quản lý thời gian” thực chất là chúng ta học cách quản lý bản thân để chọn làm những việc quan trọng và thực hiện sao cho đạt mức hiệu suất tối ưu. Để quản lý bản thân hiệu quả, cần tránh phạm phải 3 sai lầm dưới đây:

1. Làm những việc người khác muốn: Trong vai trò lãnh đạo, chúng ta thường muốn tạo sự khác biệt, gây ảnh hưởng, hoặc phát triển mối quan hệ để hoàn thành mục tiêu của cá nhân và tập thể. Vì lý do này, đôi lúc chúng ta hay sa đà vào những việc mà người khác mong đợi chúng ta làm (như giúp họ giải quyết vấn đề của họ). Kết quả là, chúng ta luôn bận rộn nhưng lại thật sự không hiệu quả, vì phần lớn thời gian chúng ta không tập trung vào những việc quan trọng cần làm.

2. Làm những việc không quan trọng: Làm cách nào để chúng ta biết chắc rằng những việc mình đang làm đều quan trọng và xứng với thời gian, nỗ lực bỏ ra? Công thức dưới đây giúp chúng ta đánh giá mức độ ưu tiên của công việc.

Bước 1: Đánh giá mức độ quan trọng của công việc (Q)

Phân loại công việc thành 5 mức (tương ứng điểm từ 1-5) như sau: (i) Vô cùng quan trọng và cần kíp (5 điểm), (ii) Quan trọng (4 điểm), (iii) Hơi quan trọng (3 điểm), (iv) Cần thiết (2 điểm), (v) Không quan trọng (1 điểm)

Bước 2: Xác định tính khẩn cấp của công việc (K)

Cần làm xong vào cuối Tháng này = 5 điểm

Cần làm xong vào cuối Tháng sau = 4 điểm

Cần làm xong vào cuối Quý này = 3 điểm

Cần làm xong vào cuối Quý sau = 2 điểm

Cần làm xong vào Cuối năm nay = 1 điểm

Bước 3: Nhân giá trị (Q) với (K), ta sẽ có 3 mức độ ưu tiên của công việc:

Mức A (16-25 điểm): Công việc vô cùng quan trọng cần phải giải quyết xong vào cuối tháng

Mức B (9-15 điểm): Công việc quan trọng cần phải giải quyết xong vào cuối quý

Mức C (1-8 điểm): Công việc không quan trọng – cần làm xong vào cuối năm

Chúng ta cần lưu ý là trong danh sách những việc của người lãnh đạo không nên có (hoặc rất ít) công việc cần phải giải quyết trong ngày hoặc trong tuần. Lý do là người lãnh đạo cần nhìn xa trông rộng hơn mọi người và cần lên kế hoạch công việc ít nhất là trước một tháng, có khi là 6 tháng hoặc cả năm. Nếu không, chúng ta sẽ luôn ở thế bị động vì phải lo giải quyết sự cố hoặc khủng hoảng.

3. Làm những việc mình chưa được huấn luyện hay đào tạo: Có câu nói rằng tất cả những gì chúng ta đã làm đều có thể được làm tốt hơn. Nếu đào tạo, huấn luyện cần thiết cho nhân viên thì càng quan trọng hơn đối với lãnh đạo. Do vậy, chúng ta cần lựa chọn làm những công việc sẽ giúp chúng ta:

Tăng giá trị bản thân

Tận dụng tối đa những thế mạnh của cá nhân

Hạnh phúc hơn

Hiệu quả hơn trong vai trò huấn luyện – cố vấn

Tăng giá trị cho người khác

Trích từ “Tinh Hoa Lãnh Đạo” (Leadership Gold) của John C. Maxwell.

Truy cập www.ELTD.com.vn để tìm hiểu thông tin các chương trình đào tạo về kỹ năng lãnh đạo và phát triển bản thân của John C. Maxwell.

ELTD-PNG

CÔNG TY ELTD

407/2 Sư Vạn Hạnh, Phường 12 – Quận 10 – TPHCM

Tel: +848 3868 0687

Fax: +848 3863 2539

Website: www.ELTD.com.vn

Email: info@eltd.com.vn