Làm gì để giải quyết mâu thuẫn và lãnh đạo nhân viên có vấn đề?

Khi thấy nhân viên có vấn đề, chẳng hạn thái độ tiêu cực, kết quả công việc kém, thiếu hợp tác, hay các vấn đề khác, chúng ta cần nhanh chóng khởi động một quy trình để xử lý trước khi mọi chuyện trở nên nghiêm trọng hơn. Để quy trình này có hiệu quả, điều đầu tiên chúng ta cần làm là trả lời 2 câu hỏi quan trọng: Nhân viên có thể thay đổi không?  (điều này liên quan đến năng lực nhân viên) và Nhân viên có chịu thay đổi không? (điều này liên quan đến thái độ nhân viên). Chúng ta phải trả lời “có” cho cả hai câu hỏi – chứ không phải chỉ một trong hai. Chỉ khi nhân viên có khả năng và sẵn sàng thay đổi, quy trình mới có cơ hội diễn ra thành công. Khi đã có câu trả lời, bắt đầu quy trình theo tuần tự sau:

1. Nhanh chóng thu xếp gặp riêng nhân viên để thảo luận về hành vi của họ: Khi gặp vấn đề với nhân viên, chúng ta cần nhanh chóng ngồi xuống với họ. Cho họ biết rõ ràng vấn đề là gì bằng cách nêu ví dụ cụ thể, có chứng cứ về hành vi, ứng xử không mong muốn của họ. Sau đó giải thích hành động của họ ảnh hưởng tiêu cực như thế nào đối với công ty, bộ phận hay với chính chúng ta (sếp của họ). Khi giải thích, tránh nói vòng vo, dùng thông tin nghe lại mà không kiểm chứng hoặc đổ lỗi cho nhân viên có động cơ xấu – vì làm vậy chỉ khiến họ phản bác tiêu cực hơn.

2. Lắng nghe nhân viên giải thích: Chuyên gia về quản lý Peter Drucker từng nói: “Giả định sai lầm có thể gây ra hậu quả khôn lường”. Đôi khi, những hành vi không mong muốn của nhân viên có thể là do tình cảnh đặc biệt như cá nhân gặp chuyện đau buồn và họ thật sự cần giúp đỡ hay sự thông cảm của chúng ta. Đó là lý do tại sao chúng ta không nên khư khư cho rằng mọi chuyện mình giả định là đúng vì rất có thể chúng ta đã sai.

3. Cố gắng đạt được sự đồng thuận: Ở bước này, cần kiểm tra xem nhân viên có thực sự đồng ý với chúng ta về khuyết điểm của họ. Tình huống lý tưởng là nhân viên đồng ý với chúng ta rằng: “Tôi thừa nhận mình có sai sót / khuyết điểm’’. Trong trường hợp họ phủ nhận, một giải pháp xử lý là cho họ thêm thời gian suy nghĩ và sau đó gặp lại để thảo luận tiếp. Nếu đến lúc đó, họ chịu thay đổi suy nghĩ thì chúng ta có thể chuyển sang bước tiếp theo. Nếu không, cần cương quyết cho họ biết: “Anh/Chị có thể không đồng ý với những điều tôi vừa nói nhưng cần phải chấp nhận thay đổi nếu muốn tiếp tục ở lại làm việc. Anh / Chị sẽ phải tự chịu trách nhiệm về điều này.”

4. Đề ra kế hoạch hành động kèm theo thời hạn: Cho dù nhân viên có đồng thuận hay không, chúng ta vẫn cần đưa ra kế hoạch hành động cụ thể để họ thực hiện. Liệt kê rõ ràng những điều gì họ không được phép làm hoặc những hành vi nào họ không được phép tái diễn bắt đầu từ ngay lúc này. Nếu có kế hoạch cần thực hiện, cho họ biết thời hạn cần phải hoàn thành. Đảm bảo là nhân viên hiểu rõ những gì họ phải thực hiện. Nếu không có sự đồng thuận giữa chúng ta và nhân viên về những việc họ phải làm, cả hai bên sẽ không tránh khỏi bực bội sau này.

5. Khẳng định chúng ta vẫn tôn trọng những đóng góp của nhân viên và cam kết sẽ hỗ trợ họ: Trước khi kết thúc buổi gặp, cho nhân viên biết rằng chúng ta quan tâm đến họ và thực lòng mong muốn vấn đề sẽ được giải quyết tích cực. Quan trọng hơn, cho họ biết là chúng ta sẽ hỗ trợ họ. Đôi khi, điều tốt đẹp nhất người lãnh đạo có thể làm cho nhân viên là chân thành với họ, cho họ biết bản thân có thể phát triển như thế nào và giúp họ thay đổi.

Ngồi xuống với nhân viên để trao đổi thẳng thắn về khuyết điểm của họ không phải là điều dễ dàng. Cũng không có gì đảm bảo là họ sẽ thừa nhận khuyết điểm hoặc chịu thay đổi. Rất có khả năng là chúng ta sẽ phải cho họ nghỉ việc. Nếu gặp khó khăn trong việc ra quyết định có nên cho nhân viên nghỉ việc hay không, chúng ta hãy tự hỏi: “Nếu cần tuyển người mới, với những gì đã biết về người nhân viên này, tôi có tuyển lại người đó không?

Nếu câu trả lời là – hãy giữ nhân viên đó

Nếu câu trả lời là không – hãy cho nhân viên nghỉ việc

Nếu câu trả lời là có thể – đợi đến 3 tháng sau sẽ đánh giá lại

Sau 3 tháng, nếu câu trả lời là tôi cũng không biết, đã đến lúc cho nhân viên nghỉ việc bởi chúng ta đang để cảm xúc lấn át việc ra quyết định. Tuy nhiên, trong vai trò lãnh đạo, chúng ta có nghĩa vụ phải đưa ra những quyết định khó khăn, vì lợi ích của tập thể và toàn công ty

Trích từ “Lãnh đạo giỏi đặt câu hỏi hay” (Good leaders ask great questions) của John C. Maxwell.

Truy cập www.ELTD.com.vn để tìm hiểu thông tin các chương trình đào tạo về kỹ năng lãnh đạo và phát triển bản thân của John C. Maxwell.

ELTD-PNG

CÔNG TY ELTD

407/2 Sư Vạn Hạnh, Phường 12 – Quận 10 – TPHCM

Tel: +848 3868 0687

Fax: +848 3863 2539

Website: www.ELTD.com.vn

Email: info@eltd.com.vn